Lo común en nuestro entorno es observar un sinnúmero de negocios que complementan el escenario urbano, esto no es casualidad, ya que de acuerdo con la Organización Internacional del Trabajo, las pymes representan más del 90% de las empresas a nivel global.

En México no estamos tan alejados de esa cifra. El INEGI señala que más del 97% de los establecimientos pertenecen a esta categoría, las cuales tienen un gran impacto en el Producto Interno Bruto de nuestro país (52%) y en la generación de empleos (72%).

Esto obliga cada vez más a los directores de estas organizaciones a profesionalizar su quehacer diario y sus métodos para organizarse.

Sin la administración y los procesos administrativos intrínsecos, ninguna empresa tiene futuro. La administración se realiza con la finalidad de obtener los mayores beneficios posibles para la organización, a través del manejo adecuado de sus recursos, para así cumplir los objetivos empresariales establecidos, como pueden ser: metas de ventas, incremento de consumidores, aperturas de nuevos puntos de venta, desarrollo de nuevos productos/servicios, incremento en participación de mercado, incremento en satisfacción de los clientes, y también, actualmente: incremento en la satisfacción de los colaboradores y cuidado del impacto ambiental que tienen las operaciones de la misma.

La administración es un conjunto de operaciones que realizan las empresas (administrativas, técnicas, de seguridad, comerciales, financieras y contables) para cumplir con la meta establecida. Para poder llevar a cabo estas operaciones se requieren de recursos y del buen uso de ellos. Estos recursos son: materiales (bienes muebles e inmuebles, materias primas, maquinaria), financieros (bienes de capital como dinero en efectivo, cuentas bancarias, préstamos, acciones, bonos, cuentas por cobrar), técnicos (manuales, métodos, procedimientos), intelectuales (marcas, patentes, derechos de autor, inclusive la big data) y, el más retador y relevante, el recurso humano, al que muchos autores llaman capital humano (dentro del cual están considerados obreros, empleados, técnicos, ejecutivos).

Los recursos humanos son el principal recurso de la empresa, ya que ellos manejarán los demás recursos y tomarán las decisiones, por lo cual es muy importante: definir perfiles de puesto donde se indican las aptitudes, cualidades y capacidades que deben tener las personas para ocupar las posiciones que se requieren en la organización; contar con la descripción de puestos (establecer funciones, tareas y responsabilidades, de quién depende o quién es su líder, etc.); tener un programa de inducción y capacitación de acuerdo a sus funciones; ofrecerles las prestaciones que marca la ley; establecer su remuneración; definir cómo motivarlos y el sistema de sus incentivos; determinar cómo serán evaluados en el desempeño (metas, objetivos, tiempo para alcanzarlo, etc.); así como generarles un plan de desarrollo y crecimiento en la organización, todo lo anterior con la finalidad de evitar rotación de personal y retener a los mejores colaboradores.

Además, es fundamental definir un plan de acción que nos indique hacia dónde queremos llegar o qué queremos lograr, que incluso nos servirá como medida de control, es decir: es la herramienta con la cual nos vamos a comparar para conocer nuestra productividad.

Asimismo, es imprescindible definir cómo vamos a lograr esos planes con los recursos con los que contamos, considerando los factores que suceden en nuestro entorno (factores ambientales), y factores externos.

En este sentido, la teoría sistémica nos invita a levantar la mirada para explorar ámbitos más allá de la empresa, y reconocer que toda organización está inmersa y es interdependiente de factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales, y de otras entidades como stakeholders, eso es, toda persona que con sus acciones tenga un impacto en la empresa (empleados, accionistas, clientes, proveedores, funcionarios de gobierno, la comunidad misma).

Una vez que se tengan los planes establecidos, viene la organización de la empresa. Las preguntas fundamentales en este punto son: cómo vamos a dividir el trabajo o funciones, cómo vamos a aprovechar las habilidades de nuestros recursos humanos y cómo definiremos sus funciones, puestos, jerarquía, autoridad, etc. Si no realizamos esta asignación de tareas, responsabilidades y niveles de autoridad, no existirá claridad en los procedimientos y nuestra productividad se verá mermada.

Otro factor esencial para la administración es la dirección. Se requiere que exista un líder que dirija a todo su equipo de trabajo, que tenga muy claro hacia dónde va a guiar a la empresa, y que posea una gran capacidad para tomar decisiones y también delegar.

Autores como Koontz/O´Donell establecen que la dirección también realiza la integración, que consiste en la gran labor de armonizar a todas las áreas funcionales que conforman a la empresa.

El elemento control es imprescindible para comparar nuestro desempeño real con los objetivos que se habían planteado, pues nos brinda un panorama muy claro sobre los resultados obtenidos.

Como podemos ver, la admnistración es un elemento “vivo”, es decir, está en constante evolución, aunque muchos principios y procesos ya están establecidos.

La administración no es un elemento aislado, pues se ajusta al entorno, lo cual incluye aspectos o tendencias que anteriormente no eran tomados en cuenta como: el outplacement (acompañamiento a empleados desvinculados de la empresa), la reingeniería de procesos, la transformación digital, la sostenibilidad y responsabilidad social, la gestión del talento humano, el empoderamiento, el liderazgo consciente, etc.

Finalmente, la administración es un elemento apasionante y una herramienta fundamental para el logro de nuestras metas casi en cualquier materia.